Ondersteuning Directeur

• Assisteert en adviseert de Directeur bij het optimaliseren van de dagelijkse bedrijfsvoering;
• Bereidt diverse meetings en afspraken (buitenshuis) voor en werkt stukken uit;
• Monitort en coördineert dat acties uit meetings en afspraken worden opgevolgd en afgehandeld;
• Coördineert de interne stroom aan communicatie en informatie en informeert de Directeur over relevante informatie;
• Draagt zorg voor de ontvangst van gasten;
• Plant afspraken met derden en/of medewerkers, herinnert de Directeur hieraan en zegt afspraken op verzoek af;
• Regelt lunches, hotelreserveringen en zakenreizen.

Correspondentie, offertes en dictaten opstellen en verwerken

• Stelt zelfstandig correspondentie op en verwerkt correspondentie en andere bescheiden van inhoudelijke aard aan de hand van summiere aanwijzingen;
• Draagt zorg voor het opnemen, uitwerken en de opvolging van dictaten en daaruit voortvloeiende acties;
• Vertaalt correspondentie, rapporten en handboeken in het Engels en Duits;
• Beoordeelt inkomende post/stukken op het belang van overleg of besluitvorming en het, waar mogelijk, zelfstandig afhandelen van deze post/stukken;
• Draagt zorg voor de uitgaande post/stukken en het verzendklaar maken van koerier zendingen.

Werkprocessen faciliteren

• Neemt inkomende telefoongesprekken aan verbindt deze, na beoordeling van de aard van het gesprek, door naar de desbetreffende personen en/of verstrekt ‘standaard’-inlichtingen;
• Verricht diverse werkzaamheden, zoals kopieerwerkzaamheden, het bijhouden van de voorraad en kantoorbenodigdheden, het verrichten van huishoudelijke werkzaamheden etc.;
• Organiseert, verzorgt de agenda en verslaglegging van het werkoverleg en neemt deel aan het werkoverleg;
• Draagt zorg voor het up-to-date houden van het CRM-systeem en het archief.

Competenties die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van deze functie zijn passie, inovatief en kwaliteitsgericht.

Belangrijkste competenties voor de functie

Aanpassingsvermogen

• Is in staat te schakelen tussen diverse dagelijkse werkzaamheden
• Past zijn eigen planning aan op het moment dat het noodzakelijk is
• Speelt effectief in op nieuwe of onverwachte projecten, mensen en situaties

Accuratesse

• Zorgt ervoor dat geplande taken zorgvuldig en tijdig (door de directeur) worden uitgevoerd en afgerond
• Gaat zorgvuldig om met bedrijfseigendommen, klantgegevens en bedrijfsinformatie
• Geeft tijdig en correct de benodigde gegevens door aan de desbetreffende personen

Initiatief

• Pakt uit zich zelf werk op
• Onderneemt tijdig actie om de voortgang van processen/zaken te versnellen, zodat de beoogde doelstellingen worden behaald
• Signaleert proactief mogelijke problemen belemmeringen en initieert en coördineert acties om deze te ondervangen

Klantgerichtheid

• Reageert tijdig, vriendelijk en correct op vragen/problemen van klanten en/of speelt deze door aan de desbetreffende persoon wanneer geen directe oplossing voor handen is
• Kleedt zich overeenkomstig de uitstraling die de klant mag verwachten
• Komt afspraken met klanten na

Plannen en organiseren

• Weet prioriteiten te stellen voor zichzelf en de eigen werkzaamheden en plant ad hoc activiteiten soepel in
• Rondt werkzaamheden tijdig en correct af
• Behoudt het overzicht over de zaken waarvoor hij verantwoordelijk is

Uitdrukkingsvaardigheid

• Hanteert correct taalgebruik (spelling, grammatica en stijl), zowel mondeling als schriftelijk
• Stemt inhoud en vorm waarop informatie wordt gegeven af op de ontvanger(s) (doelgroepen)
• Controleert of de verstrekte informatie goed is overgekomen

Ervaring

• Minimaal 5 jaar recente ervaring als Personal Assistant
• Goede beheersing van de Nederlandse, Engelse en Duitse taal
• Goede computervaardigheden