Doel van de functie

Behandelen van telefoongesprekken, uitvoeren van receptionele werkzaamheden en ontvangen van bezoekers volgens richtlijnen en voorschriften, zodanig dat verbindingen correct tot stand komen en bezoekers goed worden opgevangen.

Resultaatgebieden

1 Telefoonverkeer

Aannemen en correct doorverbinden van binnenkomende en uitgaande telefoongesprekken, volgens interne afspraken en voorschriften, gericht op optimaal in- en uitgaand telefoonverkeer voor de hele organisatie.

Activiteiten

• Externe telefoongesprekken aannemen, aankondigen en doorverbinden
• Externen informatie verschaffen ten aanzien route- en contactgegevens van het bedrijf
• Interne telefoongesprekken doorverbinden en informatie doorgeven
• Opstellen van notities en/of doorgeven van notities via voicemail en /of e-mail
• Opzetten conferentiegesprekken indien nodig
• Achterhalen van bestemmingen telefoongesprekken

2 Bezoekers

Ontvangen van bezoekers aan het bedrijf en deze volgens interne afspraken doorverwijzen, teneinde de ontvanger van het bezoek op het juiste tijdstip op de hoogte te stellen van de aanwezigheid van het bezoek.

Activiteiten

• Toelaten bezoekers via het toegangscontrolesysteem
• Registreren en aankondigen van bezoekers
• Voorzien bezoekers van drank afhankelijk van wachttijd
• Eventueel begeleiden van bezoekers naar de vergaderzalen
• Voorzien bezoekers van toegangspas en parkeermunten
• Bijhouden parkeermuntenregistratie
• Het legen van de insliklezers van het toegangscontrole systeem

3 Faxbehandeling

Verwerken en distribueren van faxen, volgens interne afspraken en procedures, teneinde berichten op accurate wijze bij betreffende persoon of afdeling te doen komen.

Activiteiten

• Doorfaxen en doorbellen faxen
• Zoeken bestemming fax indien onbekend
• Verspreiden van niet opgehaalde faxen in de postvakken en medewerkers op de hoogte stellen

4 Leveranciers

Ontvangen van leveranciers, volgens werkinstructies, zodanig dat op accurate wijze de ontvangen pakketten en documenten bij de juiste persoon in de organisatie terechtkomen.

Activiteiten

• Registreren en doorverwijzen leveranciers
• Doorbellen en ontvangen van documenten en pakketten
• Doorverwijzen van leveranciers naar het facilitair meldpunt
• Voorzien van leverancierspas

5 Assistentie personeelsleden

Faciliteren van binnenkomende en uitgaande personeelsleden, volgens interne afspraken, teneinde personeelsleden optimaal te ondersteunen bij binnenkomst en vertrek.

Activiteiten

• Beantwoorden vragen van interne cliënten
• Voorzien van noodpasjes
• Ontvangen en bewaken van persoonlijke goederen
• Registreren en voorzien van parkeermunten

6 Representatieve ontvangsthal en werkplek

Opruimen en verzorgen van de ontvangsthal, balie en telefoonkamer, volgens interne afspraken, teneinde bezoekers en personeelsleden in een representatieve omgeving te ontvangen.

Activiteiten

• Opruimen leestafel en aanvullen van documentatie
• Verzorgen van bloemen
• Ordelijk houden van de totale ontvangstruimte

Functie-eisen

• MBO werk- en denkniveau
• Opleiding telefoniste/ receptioniste
• Talenkennis: Engels, Duits en Frans

We zoeken een leuke student die in de buurt woont én flexibel is (inzetbaar van maandag t/m vrijdag van 08:00 - 20:00 uur). Er zitten dus ook avonddiensten bij. Het is een functie waarbij we verwachten dat er minimaal 7,5 uur per week werk zal zijn.

In principe is de vacature van telefoniste / receptioniste op basis van 0 uren. tijdens vakanties, ziekte etc. kun je extra worden ingezet. Je moet dus in een flexibel rooster kunnen werken en beschikbaar zijn van maandag tot en met vrijdag, tussen 08:00 - 20:00 uur.