Als tijdelijke Secretaresse Collegesecretariaat

• organiseer je gesprekken en vergaderingen en bereid je deze voor;
• controleer je of alle benodigde vergaderstukken op tijd en volledig zijn aangeleverd;
• beheer je agenda’s;
• correspondeer je op eigen initiatief en handel je zoveel mogelijk zelfstandig af;
• vorm je zowel de schakel als de buffer tussen managers en de externe en interne contacten;
• heb je het overzicht en de sociale antenne om belangrijke en minder belangrijke informatie te onderscheiden, weet je wanneer je informatie verder moet brengen en weet je in je reactie naar derden de juiste toon te treffen;
• kent het omgaan met vertrouwelijke informatie voor jou geen geheimen;
• ervaar je wisselende prioriteiten, spoedklussen en onvoorziene situaties als een uitdaging.

Kortom je zorgt ervoor dat de collegeleden hun tijd optimaal kunnen besteden aan de inhoud van de onderwerpen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Het secretariaat bestaat uit op dit moment uit een team van 4 medewerkers. De aard van het werk brengt met zich mee dat je zelfstandig kunt functioneren maar ook een teamspeler bent. Ieder lid van het secretariaat werkt voor één of meer collegeleden waarvoor zij eerste aanspreekpunt is. Bij afwezigheid wordt het werk naadloos van elkaar overgenomen. Je bent alert op signalen over het werk dat je collega’s onder handen hebben en communiceert actief over hetgeen waarmee je zelf bezig bent.

Je beschikt over een opleiding op MBO+ niveau en natuurlijk heb je goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Daarnaast heb je veel ervaring met agendabeheer in Outlook. Je ruime ervaring als (college)secretaresse heb je bij voorkeur opgedaan in een complexe organisatie binnen de overheid. Je bent pro-actief in agendabeheer en in e-mailverkeer. Je bent een teamspeler die heel goed zelfstandig kan functioneren en je bent flexibel, zorgvuldig, integer en stressbestendig.

We zoeken iemand die de volgende data beschikbaar is:

• 23 mei tot en met 24 juni aanstaande 36 uur per week;
• 25 juli tot en met 31 augustus 36 uur per week
• flexibele kracht die na inwerken losse dagen kan invallen.